Как формировать отчетность перед руководством?

Я предлагаю вам упорядочить контроль и отчетность перед руководителем, что позволит вам:

    * избежать дублирования и двойного контроля (таковой еще часто встречается);

    * сократить время на отчетность;

    * избежать контроля и отчетности в иное время;

    * создать свою отчетную форму и в том числе самостоятельно контролировать выполненный объем работ.

   Итак, любой отчет о проделанной вами работе можно свести к некой универсальной форме, содержащей основные параметры, отражающие вашу деятельность. Вы, в зависимости от специфики, можете доработать представленную форму, внести в нее новые показатели.

   Переходим к пунктам отчета и данным, которые должны быть в них представлены:

1. ОСНОВНЫЕ ДОСТИЖЕНИЯ ПЕРИОДА

   (Кратко указываются основные значимые для достижения целей, стоящих перед отделом или конкретным сотрудником, события, мероприятия, документы и пр. направления деятельности за отчетный период).

2. КОММЕНТАРИИ И РЕКОМЕНДАЦИИ

   (Дается оценка проделанной за отчетный период работе, указываются причины невыполнения поставленных задач, формулируются предложения и рекомендации по дальнейшей работе).

3. ВНУТРЕННИЙ МЕНЕДЖМЕНТ

   (Решенные организационные вопросы, связанные с персоналом организации: укомплектован ли штат, незакрытые вакансии, планируемые на будущие периоды, отпуска, взыскания и штрафы, премирование и благодарности).

4. ФИНАНСЫ

    * процессы формирования доходов (прогнозируются ли большие сделки, возможны ли снижения оборота или повышение и почему, какие действия предприняты);

    * процессы формирования расходов (план, факт, что урезано и пр.);

    * процессы учета (вносятся ли в отчетные формы новые колонки, что необходимо изменить в форме отчетности).

5. КЛИЕНТЫ

   (Кто является клиентом? Какую ценность они получат? Отчет по работе с клиентами.)

    * процессы развития и поддержания взаимоотношений с клиентами (как работают с клиентами, сложности, конфликты, проблемы);

    * количество рекламаций и их краткое описание с указанием предпринятых действий;

    * процессы привлечения клиентов (что делается, чтобы найти новых клиентов).

6. ВНУТРЕННИЕ ПРОЦЕССЫ

   (Что сделано внутри компании, чтобы повысить ее ценность для клиента?)

    * процессы развития и поддержания отношений с поставщиками (с кем есть проблемы, какие новые появились, общая информация);

    * инновационные процессы (что новое внедрено в отделе);

    * количество тендеров, в которых участвовали;

    * количество тендеров, которые проиграли с указанием причин;

    * количество тендеров, в которых участвуем (описание компаний и предмета тендера).

6. ОБУЧЕНИЕ И РАЗВИТИЕ

   (Что сделано, чтобы повысить квалификацию своих сотрудников?)

    * по человеческому капиталу (обучение персонала);

    * по информационному капиталу (новые программы, которые внедрены, технологии и программы, которые нужно внедрить);

    * по организационному капиталу (какие нововведения предприняты в построении взаимодействия между подразделениями).

   В конце отчета обязательно ставится ФИО, должность и дата формирования отчета. Такой отчет можно передавать руководителю в распечатанном или электронном виде, его можно обсуждать на отчетных встречах и итоговых собраниях.

   Отчетность, в каком бы виде она ни существовала в вашей компании, присутствует в любом случае. Упорядоченная отчетность создает прозрачность, позволяет видеть результаты. Если у вас отчет не упорядочен, сформируйте его хотя бы на основе представленных показателей и предоставьте своему руководителю. Уверяю вас, это предоставит вам множество дополнительных возможностей!



www.businessman.in.ua
← повернутися назад