Содержание должностной инструкции

Никто точно и так не знает, чем он занимался на рабочем месте, а когда этого эксперта не становится, то положение совсем ухудшается. В большинстве случаев не помогают и должностные инструкции, потому что они составляются методом переписывания инструкций других компаний или того, что нашли в интернете, а такая инструкция не учитывает потребностей данной компании.

Но, если отнестись к написанию должностных инструкций хотя бы с пониманием, то они могут облегчить работу руководителя.

Традиционными источниками для составления должностной инструкции является кадровая документация: положение о структуре организации, штатное расписание, положение о подразделениях, приказы и т.д. Привлекаются внешние нормативно-правовые документы, например, тарифно-квалификационный справочник. Такие инструкции изображают безупречного работника на безупречном предприятии, но очень они не отражают нужд настоящей компании.

Намного результативнее составлять должностную инструкцию для реального рабочего места.

Если должностная инструкция составляется для рабочего места, на котором уже работает человек, то лучше ему принять участие в работе над ее составлением. Тогда инструкция не будет просто формальностью, а сотрудник будет относиться к своим обязанностям осознанно. С готовой инструкцией сотрудник должен ознакомиться и поставить свою подпись под ней. Если работник скажет свое мнение и предложит внести изменения, то не нужно воспринимать это как саботаж. Это означает серьезное отношение к своим обязанностям и способности проводить конструктивную беседу с работодателем. Важно, чтобы и от представителя работодателя исходила такая же конструктивность.

Если инструкция пишется для должности, которая еще не существует, то исходить надо из насущных потребностей отдела компании.

Есть специальные методики, делающие инструкции настоящим и работающими. Если организация осознает свои процессы в бизнесе, то они распределены по шагам, найти ответственных людей за каждый шаг не сложно. Все процессы надо расписать по шагам, составить матрицу. По горизонтали заполняем сотрудников, в конце оставляем пустые столбцы для новых сотрудников, а по вертикали пишем шаги процессов. За каждым шагом надо определить ответственного человека. Если есть необходимые процедуры, за которыми не хватило ответственного сотрудника, то отдаем их предполагаемому сотруднику. Будет видно, сколько человек еще нужно принять в штат, что конкретно они будут делать. А реальные сотрудники получат список своих обязанностей.

Такой метод гарантирует то, что не будет упущенных обязанностей, функции распределятся между сотрудниками.

Если в организации не формализованы еще процессы, то можно пойти по другой схеме: не сверху вниз – от процесса к тому, кто его исполняет, а снизу вверх – от ответственного исполнителя к процессу. Метод подразумевает подробный опрос персонала на всех уровнях.

Опрос руководителей даст информацию о том, какие, по их мнению, функции выполняет подразделение, а у исполнителей узнать, что они делают на самом деле.

Также можно узнать мнение сотрудников о желаемом разделении функций.

Оба подхода помогают определить, что должна делать или делает каждая структурная единица. Наибольший эффект будет получен, если использовать обе методики.

Стандартных регламентов к содержанию должностных инструкций нет, но есть рекомендованные формы. Типовая инструкция содержит четыре раздела. Первый раздел «Общие положения» содержит сведения:

- как называется должность;

- требования к квалификации (стаж, образование, знания и навыки, компетенции сотрудника);

- кому непосредственно подчиняется данный сотрудник;

- порядок принятия и освобождения от должности;

- состав и наличие подчиненных;

- порядок замещения (кто может замещать данное должностное лицо и кого может заместить оно);

- возможность совмещения функций и должностей;

- нормативная основа деятельности (организационно-правовые и нормативные документы, на базе которых осуществляется должностная деятельность должностного лица).

Второй раздел «Должностные обязанности» содержи информацию, полученную способами, описанными выше.

Раздел «Права» содержит информацию о полномочиях сотрудника, список вопросов, которые он должен самостоятельно решить. Сюда можно отнести право на получение информации, необходимой для реализации обязанностей сотрудника, право на распоряжения, указания и контроль над их исполнением, право согласовывать, утверждать и подписывать документы определенного вида, право на распоряжение выделенным бюджетом.

Последний раздел «Ответственность» показывает меру ответственности сотрудника в случае нарушения требований должностной инструкции. Может содержаться перечень возможных нарушений, свойственных данному виду деятельности.

Но все ли моменты учтены в типовой инструкции, в какой степени она оказывает влияние на сотрудника?

Составление должностной инструкции имеет смысл только, если у компании есть стратегический план развития. Ее основная цель – описание требований к работнику, того, что компания от него хочет получить на пути к достижению стратегической цели. Должностная инструкция должна исключить свободную трактовку сотрудниками своих полномочий и обязанностей, освободить руководителя от постоянного напоминания подчиненным об их обязанностях, сократить время введения в работу нового сотрудника.

Специалисты рекомендуют включение раздела «Результаты». Тогда человек будет знать, каких результатов он должен достичь определенными действиями.

Желателен раздел «Критерии оценки работы». Он обеспечивает работнику непредвзятое отношение руководства к нему, а оценка его работы будет прозрачной.



hr-ru.com
← повернутися назад